İnsan Kaynakları Planlaması

Share

Planlamanın Tanımı ve Önemi
Planlama, bir organizasyonun amaç ve beklentilerine ulaşmasını kolaylaştıracak kararların alınması sürecidir. Aynı zamanda bu amaçlara varılabilmesi konusunda atılacak adımları da içerir.


İnsan Kaynakları Planlaması Kavramı
Personel yönetiminde başarının en önemli koşulu işletme için gerekli ve yeterli işgören
gereksinmesinin ve ondan nasıl yararlanılacağının önceden düzenli ve bilinçli olarak
saptanmasıdır. Her işletme kendi koşullarına uygun düşecek şekilde insangücü planlaması
yapar. Bu görevi belirli büyüklüğe ulaşmış işletmelerde bağımsız bir planlama bölümü
üstlene-ceği gibi, personel bölümü içinde bir planlama ünitesi de üstlenebilir. Personel
işlevini üstlenen bölüm yetkilileri işletmede çalışacak personelin nereden, ne zaman ve
nasıl sağlanacağını önceden belirler.
İnsan Kaynakları Planlamasının Kapsamı
Planlama, yöneticilerin amaçlara ulaşmasını sağlayacak araç ve olanakla-rın seçimi ve
belirlenmesini gösteren bir yönetim fonksiyonudur. İnsangücü (personel) planlaması,
genel planlama süreci içerisinde amaçlara ulaşmada en önemli basamaklardan biridir.
a. Dar Açıdan İnsan Kaynakları Planlaması : Hedeflenen amaçlara ulaşmada alternatif
yollar arasında seçim yapılıp uygulamaya geçildikten sonra sonuçlar üzerinde yapılacak
değerlendir-mede planlamanın önemi büyüktür.Bu nedenle personel planlamasında dar
düzeye inmek gerekir.
b. Geniş Açıdan İnsan Kaynakları Planlaması : İşletmeler sosyal ve ekonomik çevresinden
ayrı düşünülemez. Ülkedeki ekonomik ve işgücü yapısındaki değişme ve gelişmeler
personel planla-ması üzerinde etkili olacaktır. Bu nedenle ülkedeki bölgesel, sektörel ve
meslekler açısından işgücünün arz ve talebi göz önüne alınmalıdır.
Personel planlamasının kapsamı oldukça geniştir. Genel hatlarıyla bir personel
planlamasının aşağıdaki çalışmaları içerdiği söylenebilir:
İşe Alma Süreci: Personel gereksinimlerinin nitelik ve nicelik yönünden saptandığı ve
geleceğe dönük öngörümler yapıldığı taktirde, ihtiyaç ortaya çıktığı anda en yetkili
personelin sağlanması geçekleşebilir.
Seçim Süreci: Personel planlamasına yer vermeyen bir seçim süreci düşünülemez.
Personel planlaması ile bütünleşen bir seçim sistemi, yeni kapsamlı işleri yürütebilecek
potansiyeldeki personelin seçimini gerçekleştirir.

İş Analizleri: İş analizleri, işlerin başarılı bir şekilde yürütülmesi için, personelde ne tür
niteliklerin bulunması gerektiğini gösterir. Aranan nitelik bulunamadığı taktirde, personele
ne tür bir eğitimin verileceği iş analizleri ile saptanır.
Personel Bilgi Sistemleri: Personelle ilgili işletmeyi ilgilendiren bütün bilgilerin
sağlanabilmesi için oluşturulan bir sistemdir. İlgili kayıtların tutulmasını, saklanmasını ve
arandıklarında sağlanmalarını gerçekleştirir.
Başarı Değerlemesi: Mevcut başarı bilgi ve tecrübeleri göz önüne alarak, başarı dereceleri
saptanan yönetici ve işgörenlerin, potansiyellerine göre ne kadar başarı sağladıkları
başarı değerleme yöntemleri ile saptanır. Başarı değerlemesinin amacı, personelin
özellikleri ve kişiliklerine göre ücretlendirme yapılmasıdır.
Personel Eğitimi: Personel verimliliğini ve çalışanların işletmeye bağlı-lıklarını arttırmayı
amaçlayan işletmeler, çeşitli eğitim yöntemlerinden yararlanır. Personel planlaması
açısından işletmeler bu programa katılan-ların eğitim öncesi ve sonrası başarı derecelerini
karşılaştırmalıdırlar.
Planlamada Kullanılan Araçlar
Etkin bir planlama gerçekleştirebilmek için belirli araçlardan yararlanmak gerekir. Bu
araçlardan elde edilen bilgi ve veriler personel planlamasının hazırlanmasına ışık tutar ve
geleceğe dönük kararların alınmasına yardımcı olur. Bu araçlardan kısaca bahsedecek
olursak;

a. İşgücü Genel Envanteri : İşgücü genel envanteri belirli dönemde işletmede çalışan
işgörenlerin özelliklerini toplu olarak yansıtan bir çalışmadır. Bu çalışma önce işletmede
yer alan her birim için ayrı ayrı yapılır. Daha sonra toplu olarak envanter çıkarılır.
b. Beceri Envanteri : Etkin bir personel planlaması yapmak ve sonucunda da tahmin
edilen personel ihtiyacını karşılamak, mevcut işgörenlerin sayısı, özellikleri, becerileri,
etkinlikleri ve gizli güçleri hakkında çok iyi bir bilgi birikimini gerektirir. İnsangücü
envanterinin yapılmasıyla, örgütün hangi kademe-sinde, hangi ücret düzeyinde ne kadar
eleman çalıştığı ve bunların yaş, cinsiyet, kıdem, beceri, öğrenim, mesleki yetişkinlik
durumlarıyla gizli güçleri hakkında bilgi toplanır.
c. Personel Devir Oranı : Personel devir oranı, bir işletmede çalışan personelden belirli bir
dönem içinde işlerinden ayrılanların yüzdesini verir. Bu yönüyle işgören akışını yakından
izlenmesini sağlar. Bunu bir formülle göstermek gerekirse:

Ortalama işgören sayısını bulmak için ise şu formül kullanılır:

Personel devir hızı bir bakıma personel bölümü yöneticilerine uyarı niteliğinde sinyaller
verir. Dolayısıyla oluşturulan planlar da bu uyarılar doğrultusunda değişebilir ve gelişebilir
nitelikte olmalıdır.
1. İşletme Açısından PDO’nın Sakıncaları : PDO’nun (Personel Devir Oranı) belli sınırları
aşması sonucunda işletmede bir takım ekonomik ve sosyal sorunlar oluşur:
• PDO’nın yüksek olması işçilik giderlerini arttırır.
• İşten ayrılanların yerine yeni eleman bulmak kolay değildir, en azından bir zaman
kaybına neden olur.
• Yeni işgörenlerin bulunması ve yerleştirilmesi ekonomik bir kayıptır.
• Yeni eleman bulunsa bile onun işe yerleşimi kolay olmaz.
• PDO’nın yüksek olması iş kazaları oranının da artmasına neden olabilir.
• İşletme tarafından işten çıkarma halinde kıdem tazminatı ödenecektir.
• Ayrılanların çokluğu diğer çalışan kesim üzerinde iş güvensizliği ve buna bağlı
olarak moral bozukluğu yaratır.
• PDO’nın yüksek olduğu firmalarda ürün kalitesinde de sorunlar yaşanabilir.
2. İşgören Açısından PDO’nın Sakıncaları : PDO, işletmeye yüklediği maliyetin yanında
işten ayrılan işgören açısından da çeşitli sorunlar ortaya çıkarır:
• İşgörenin kendi isteği ile işten ayrılması halinde kıdem tazminatından
yararlanamaması.
• İşten ayrılan işgörenin iş pazarında yeni iş aramak zorunda kalması ekonomik ve
sosyal sorunların ortaya çıkmasına neden olacaktır.
• İşinden ve alıştığı çevreden kopan işgören kendisini boşlukta hissedecek ve bunun
yarattığı moral bozukluğu kaçınılmaz olacaktır.
• İşletmeden ayrılmakla eski işyerinde olası bazı yükselme şansı ortadan kalkmış
olacaktır.
Sonuç olarak, bütün bu sakıncalar toplu olarak değerlendirildiğinde PDO’nın yüksek
olmasının işletmeler için çözümü oldukça güç sorunlar yarattığı gerçeği ortaya
çıkmaktadır.
d. Devamsızlık Oranı : Devamsızlık; izin ve tatil günleri dışında işe gelmesi programlanmış
olan bir işgörenin işe gelmeme durumudur. Devamsızlık işletmede üretimi ve verimliliği
olumsuz yönde etkilemekte ve tekrarlanış sıklığına göre sanıldığından daha yüksek bir
maliyete neden olmaktadır.

Personel Planlamasının Türleri

Örgütün amaçları ve görev yapısına göre değişiklik gösteren personel planlaması zaman
boyutu itibariyle kısa ve uzun vadeli personel planlaması olarak ikiye ayrılır:
a.Kısa Vadeli İnsan Kaynakları Planlaması : İnsangücü ihtiyacının üç aylık, altı aylık, bir
yıllık ve iki yıllık dönemler üzerinden tahmin edilmesine dayanan planlama türüdür. Fakat
genellikle bu tür planlar bir yıllık dönemi aşmamaktadırlar. Kısa vadeli planlar, uzun
dönemli planlara nazaran uygulama alanı daha geniştir ve daha yaygındır.
b. Uzun Vadeli İnsan Kaynakları Planlaması : Örgütün insangücü ihtiyacının beş yıllık
sürülerle önceden tahminine dayanır. Kuşkusuz zaman kesiti genişledikçe personel
planlarının kesinlik derecesi de azalır. Kısa dönemli planlar daha çok detaylı uygulamaya
ve taktiğe yönelik olurken uzun dönemli planlar ise stratejik problemlerle ilgilenme,
personel politikasını belirleme gibi faaliyetlerle ilgilenir.
İnsan Kaynakları Planlamasının Amacı ve Önemi
Biçimsel olsun ya da olmasın tüm işletmeler insan kaynakları planlamasını bir şekilde
uygulamaktadırlar.Çalışanlardan en etkili verimli bir şekilde yararlanabilmek, iş doyumu
daha fazla ve daha gelişmiş işgücüne sahip olabilmek ve çalışanlara daha fazla adalet ve
eşitlik sağlayan bir çalışma ortamı kurabilmek için tüm işletmeler personel planlamasına
ihtiyaç duyarlar. İKP’nın örgütsel amaçlarını iki başlık altında toplayabiliriz:
a. Personelin Etkin ve Verimli Kullanımını Sağlamak : Aranılan personel miktar ve
nitelikleri bilinmeden herhangi bir eğitim programı başlatılamaz ve ne tür bir ücretleme
politikası benimseneceği kararlaştırılamaz.
b. Doyumlu ve Yetişmiş Personele Sahip Olmak : Planlama yapılan bir işletmede personel,
kendisinden neler beklendiğini nasıl davranırsa ne tür sonuçlarla karşılaşacağını bilir.
Planlama sayesinde gelişip ilerlemesinin ne yönde olacağını kestirebilir ve hatta bu
faaliyetlere katılabilir.
İnsan Kaynakları Planlamasının Nedenleri
İşletmelerde personel planlaması yapılmasını gerektiren başlıca nedenleri şöyle
sıralayabiliriz:
• İşgücü maliyetinin artması
• Teknolojide meydana gelen hızlı gelişmeler
• Nitelikli işgücü kıtlığı
• Hızlı toplumsal ve kültürel gelişmeler
• Yasal ve politik gelişmeler
• Küreselleşmenin ortaya çıkardığı yeni dünya düzeni.
İnsan Kaynakları Planlamasının Önemi

Personel planlamasının örgütte sağlayacağı temel yararlar şöyledir:
• Örgütün ihtiyaç duyduğu yetenekli insan gücünü kalite ve miktar yönünden
sağlamak ve personeli örgütte tutabilmek,
• Örgütte görevli personelden en verimli şekilde yararlanmak,
• Zamanla değişen teknolojik düzeye göre oluşan insangücü fazlalığının örgüte
vereceği zararı tahmin ederek gerekli önlemleri önceden almak,
• Yapılan yatırımın karlılığı göz önünde tutularak, personel maliyetlerinin normal
düzeyi aşmamasını sağlamak,
• Personel ile ilgili sorunların tanı ve çözümünü kolaylaştırmak,
• Etkili personel planlaması ile yönetimin denetime ilişkin iş yükünü azaltmak.
İnsan Kaynakları Planlamasına Etki Eden Faktörler
Örgütün amaçları, stratejileri ve koşulları personel gereksinmesinin belirlenmesinde
önemli rol oynar. Bu etmenler de kuşkusuz örgütün sosyal, ekonomik, sosyolojik ve yasal
çevresinden etkilenir.
a. Çevresel Faktörlerin Analizi : Planların hazırlanmasında değişen toplumsal koşullar göz
önünde bulun-durulmalıdır.
1. Ekonomik Koşullar : Genel ülke ekonomisinde söz konusu olabilecek durgunluklar ve aşırı
ge-lişme durumu, beşeri kaynakların planlamasına etkide bulunur. Enflasyon oranı, faiz
oranları ve ekonomik gelişme, hem örgütsel plan ve amaçları, hem de işçilerin varlığını
nicelik ve nitelik yönünden önemli ölçüde etkiler.
2. Yasal Koşullar : Değişen yasal koşullar ve yapılan düzenlemeler işletmelerin ister
istemez planlama yapması zorunluluğunu getirmektedir. Kıdem tazminatlarının ödenmesi,
emekli olanların yerine yeni elemanların bulunup yetiştirilmesi gibi konular, değişen
yasalarla birlikte yeniden gözden geçirilme durumundadırlar.
3. Demografik Faktörler : Demografik etmenleri, nüfus, kadınların işgücüne katılımı ve
yüksek bilgi düzeyi şeklinde üç grupta inceleyebiliriz. Nüfusun cins ve yaş bakımın-dan
dağılımı, işgücü miktarını önemli ölçüde etkiler.
5. Teknolojik Faktörler : İş saati başına çıktı miktarını belirleyen ya da değiştiren teknolojik
geliş-meler işgücü ihtiyacında azalmalara neden olabilir. Ancak bu durumda niceliksel
azalmaya karşılık aranan işgücünün niteliksel özelliklerinde farklılıklar ortaya
çıkabilmektedir.
b. İç Etmenlerin Analizi :
1. Örgütsel Strateji : Yoğun rekabet ortamının yaşandığı global pazarlarda insan kaynakları
yönetimi, stratejik yönetim sürecinin başarısı açısından önemli bir karar ve uygulama

alanı haline gelmiştir. İnsan kaynakları, organizasyonun belirlenen stratejik amaçlarına
ulaşma kapasitesini, maliyetler, çalışanların kapasitesi ve yeni girişimlere uyum sağlama
açısından etkiler.
2. Coğrafik Koşullar : Göç olayı, coğrafik bir etmen olarak emek arzını etkileyen önemli bir
faktördür. Aynı zamanda bir bölgedeki diğer işverenlerin emeğe olan talep durumları da
emek arzını önemli ölçüde etkiler. Belirli bir bölgede yeni fabrikaların açılması emek arzını
azaltabilir. Bunların dışında, emek piyasasındaki rekabet durumu planlamacılar tarafından
göz önünde bulundurulmalıdır.
3. Mevcut İşgücünün Özellikleri : Organizasyonlardaki devamsızlık oranları, işgören devir
hızı, bunların temelinde yatan bedenler ve bu değişkenlere ilişkin gelecek tahminleri
planlamada önemli bir belirleyicidir. İşgücü kalitesi, nitelikleri, bilgi beceri ve eğitim
düzeyleri ile organizasyonel ihtiyaçlara bakış açıları planlamanın etkinliği üzerinde önemli
belirleyicilerdir.
4. Bilgi Sisteminin Kalitesi : Etkin bir insan kaynakları planlaması için şu sorulara
verilecek cevaplar üzerinde durulmalıdır:
• Mevcut bilgi akışının nasıl işlediği,
• Bilgiler sistemi içerisinde nasıl kullanıldığı,
• Mevcut bilgilerin önem derecelerinin nasıl olduğu,
• Bilgilerin nerede ve nasıl saklandığı,
• Bilgilere hangi sıklıkta ihtiyaç duyulduğu,
• Mevcut bilgilerin doğru ve güncel olup olmadığı.
İnsan Kaynakları Planlaması Süreci
Planlama kuruluşların gelecekteki insangücü gereksinimlerini nasıl karşılayacaklarını
belirtmesi bakımından son derece önem taşımaktadır. Yapılan birçok personel planlaması
süreci genellikle, tahmin (öngörülmeme), programlama, değerleme ve kontrol gibi
aşamalardan geçmektedir.
Personel Gereksinmesi Türleri
Personel planlaması ile ilgili iki temel kavram vardır. Bunlar; olan personel miktarı ve
olması gereken personel miktarıdır.Planlama uygu-lamasında her zaman bu iki
büyüklüğün birbirine denk düşmesi amaçlan-maktadır.
1. Gerçek Personel Gereksinmesi : Gerçek personel gereksinmesi, işletmenin ekonomik
amaçlarına ulaşabil-mesi için, çıkarılması gereken işi fiilen gerçekleştiren işgücü, gerçek
personel ihtiyacı olarak tanımlanır. Gerçek personel gereksinmesinin hesaplanması
oransal olarak; dönem içinde bir işin bütün işlemlerinin yapılması için gerekli toplam
zamanın, bir kişinin o dönem içinde o iş için kullanılacağı zaman miktarına bölünmesi
şeklinde bulunur.

Yedek Personel Gereksinmesi
Yedek personel gereksinmesi, kaza, hastalık, izin ve benzeri kişisel nedenlerle ortaya
çıkacak kaçınılmaz devamsızlık durumları karşısında iş akışının bozulmaması ve
aksatılmadan yürütülmesi için ihtiyaç duyulan personel, şeklinde tanımlanabilir.
Devamsızlık ya da işe gelmeme durumu yedek personel gereksinmesini ortaya çıkaran
ana unsurdur.
Devamsızlık kavramı iki şekilde kendini göstermektedir. İlki devamsızlık olgusunun
beklenir olma halidir. Örneğin yaz ayları izinlerin en çok kullanıldığı dönemlerdir. Bu
aylarda üretimin aksamaması ancak yedek personelin sayıca ve zamanca iyi ayarlanarak
iş başında tutulması ile sağlanır. İkinci durum ise devamsızlık olgusunun beklenmedik bir
nitelik göstermesidir. Örneğin mazeret izni, hastalık gibi sorunlar beklenmedik
devamsızlık durumlarının doğmasına neden olur.
Yedek Pers.Gereksinmesi=Devamsızlık Oranı*Gerçek Pers. Gereksinimi

Devamsız sayısı ise şöyle bulunur; bir günde çalışılan toplam saat ile yıl boyunca çalışılan
toplam gün sayısı çarpılır, bu süre boyunca yaptığı toplam devamsızlık ( saat olarak ) bu
çarpıma bölünür.
Ek Personel Gereksinmesi
Ek personel ihtiyacı işten çıkmalar nedeni ile ortaya çıkmaktadır. Bundan dolayı personel
değişim oranı bir işletmenin ek personel gereksinmesini ortaya koyacaktır.
Eğer süreç içinde işletmeye girişler fazla ise, bu işletmenin büyümekte olduğu
varsayılacaktır. Bu durumda gerçek işgücü dönüşüm oranı çıkışlar üzerinden
hesaplanacaktır:

Eğer çıkışlar girişlerden fazla ise ve süreç içinde de bir giriş çıkış dengesi kurulması
öngörülmüyorsa, küçülmekte olan bir işletme söz konusu olacak ve işgücü dönüşüm oranı
girişler üzerinden hesaplanacaktır:

Bütün bu bilgiler doğrultusunda belirlenecek işgücü dönüşüm oranı ile gerçek personel
miktarının çarpılması, ek personel gereksinmesini sayısal olarak verecektir.
Ek Pers. Gereksinimi= İşgücü Dönüşüm Oranı * Gerçek Pers. Gereksinmesi
Yeni Personel Gereksinmesi
Yeni personel gereksinmesinin nedenlerinden biri, üretimin arttırılması gerekliliğinden
dolayı yeni ya da ek yatırımların yapılması zorunlu-luğudur. Üretim artışının yanı sıra
bilimsel ve teknolojik araştırma programları genişletmek ve geliştirmek istendiğinde de
yeni personel gereksinmesi duyulur. Gereksinmenin ortaya çıkış nedenlerinden biri de
organizasyon biçiminin değiştirilmesidir.
Örgütte Personel Fazlalığı
Personel planlaması sadece gelecekte istihdam edilecek işgücü sayısını belirlemek için
yapılmaz. Bazı durumlarda gereğinden fazla personelin istih-dam edildiği
görülebilmektedir. Bu durumda ortaya çıkacak maliyeti (personel giderleri) yok etmek için
personel fazlalığını eritmek gerekir. Bu amaçla izlenecek yollardan bir tanesi atamaları
kısaltma ve geçici görevlendirmedir. Görevlendirilmesinde zorunluluk olmayan personel
dışında kalan elemanların ya ataması yapılmaz ya da geçici statüde personel ile personel
açığı kapatılır. Personel fazlalığını azaltmada diğer bir yol ise çalışma saatlerinin
azaltılmasıdır. Böylece personel çıkarımı riski de ortadan kalkmış olur. Son olarak ise
erken emeklilik ile örgütteki personel fazlalığının giderilebileceği söylenebilir.

Share

Yorum Ekle

E-posta hesabınız yayınlanmayacak.